Effektive Kommunikation im Team

Effektive Kommunikation im Team

Montag morgen, zehn Uhr. Sie sind als AbteilungsleiterIn gerade auf dem Weg in die kleine Kaffeeküche auf Ihrer Büroetage, auf der sich Ihr gesamtes Team in Zwei- bis Dreiraumbüros verteilt. Drei Mitarbeitende stehen gemeinsam an der Kaffeemaschine und Sie schnappen gerade noch ein paar Gesprächsfetzen auf „Ja, schon wieder krank.“ „Mit Ankündigung, die Projektdeadline ist ja schon übermorgen.“ „Ausbaden müssen wohl wieder wir“.

Als Sie sich nähern, verstummen die Gespräche abrupt. Sie spüren eine gewisse Anspannung. Einer der Mitarbeitenden löst die Spannung durch ein „Morgen Chef“. Nach etwas Smalltalk werden Sie darauf angesprochen, dass Kollege Jungheinrich SCHON wieder krank sei und ob Sie denn bereits wüssten, wer seine Aufgaben übernimmt. Das Projekt müsse ja schließlich in den nächsten Tagen abgeschlossen sein. Mit Ihrem Kaffee zurück am Rechner sehen Sie, dass die Teamassistenz Ihnen eine Terminanfrage geschickt hat. „Teambesprechung“ lautet der Titel. Es seien einige Mitarbeitende auf sie zugekommen und hätten um einen Termin mit Ihnen gebeten, weshalb sie vorschlägt, gleich mit allen gemeinsam zu sprechen. Sie seufzen innerlich und bestätigen den Termin, bevor Sie sich darüber Gedanken machen, wie die Aufgaben des erkrankten Mitarbeiters verteilt werden können und die Abgabefrist des Projekts in zwei Tagen doch noch zu halten ist.

Gut kommunizieren im Team sieht anders aus?

Wenn Sie beim Lesen denken: „Der ganz normale Bürowahnsinn“, kann ich Ihnen versichern, das muss er nicht sein! Im Gegenteil: Mit einem gezielten Kommunikationstraining kann der Umgang mit solch klassischen Problemen im Team wie Gerüchte, zunehmende Krankmeldungen oder negative Emotionen positiv verändert werden. Die Folge sind bessere Arbeitsergebnisse durch ein konstruktiveres Miteinander, Wertschätzung und eine höhere Motivation der einzelnen.

Doch wie sieht eine effektive Kommunikation im Team überhaupt aus?

Um zu verstehen, wie man effektiv, gewaltfrei und wertschätzend im Team miteinander kommuniziert, ist erst einmal wichtig, die unterschiedlichen Arten der Kommunikation zu verstehen. Im Alltag hören wir oft spöttisch oder gar ironisch den Satz „Kommunikation ist alles“. Und das ist sie tatsächlich. Nur eben nicht immer ausschließlich auf verbaler Ebene – wobei das meist die einzige Ebene ist, die wir im Umgang miteinander bewusst wahrnehmen.

Verschiedene Arten der Kommunikation
Die verschiedene Arten der Kommunikation beeinflussen, welche Bedeutung wir Botschaften zuschreiben.

Die verschiedenen Arten der Kommunikation

Die verbale Kommunikation ist also die Art der Kommunikation, die wir am leichtesten bewusst wahrnehmen. Allerdings macht sie nur ca. zwanzig Prozent der Gesamtbotschaften aus, die bei einem Gegenüber ankommen. Klassisch für die verbale Kommunikation sind Worte, die eine Botschaft übermitteln sollen. Ein Beispiel für die verbale Kommunikation: Erinnern wir uns an die Gerüchte aus der Kaffeeküche oben. Denen ist ein Dialog am Freitag vorangegangen: „Hallo Peter, wie geht es dir?“ „Hallo Susanne, leider nicht so gut, ich bin erkältet. Und wie geht es dir? „Oh je. Mich hat es zum Glück noch nicht erwischt. Gute Besserung für dich.“

Die Botschaft an dieser Stelle ist klar. Peter wünscht sich etwas Mitgefühl von seinem Gegenüber und bekommt dies auch – oder?

Denn neben der verbalen Kommunikation spielt auch die paraverbale Kommunikation eine Rolle dabei, wie effektiv eine Botschaft bei ihrem Empfänger ankommt.

Paraverbale Kommunikation – oder WIE wir etwas sagen

Unter der paraverbalen Kommunikation fasst man im Prinzip das ganze Spektrum unserer Stimme zusammen – also WIE wir etwas sagen. Das kann durch eine bestimmte Stimmlage oder Lautstärke geprägt sein. Aber auch die Betonung, das Sprechtempo oder die Sprachmelodie sind wichtig für eine effektive Kommunikation miteinander – insbesondere im Team.

Im Beispiel der verbalen Kommunikation oben kann Peter etwa betont langsam und leise sprechen, um die Schwere seiner Erkältung zu unterstreichen. Das „Oh je“ von Susanne kann langezogen und damit abschätzig betont sein – es würde ein „schon wieder“ mitschwingen. Denn wir erinnern uns: Die drei Teammitglieder hatten den Eindruck, die Krankmeldung ihres Kollegen kam mit Ankündigung.

Und dann sind da noch die Dinge, die wir nicht sagen

Viel entscheidender für eine effektive Kommunikation im Team sind jedoch die Dinge, die wir nicht sagen – also die nonverbale Kommunikation. Kommen wir dabei noch einmal auf den kurzen Dialog zwischen Peter und Susanne zurück, der Auslöser für die „Gerüchteküche“ der drei Teammitglieder war. Wenn Peter beispielsweise seine Brille abnimmt, während er erklärt, dass er erkältet sei, deutet das auf eine gewisse Nervosität hin. Auch eine schnelle, hastige Atmung gibt einen Aufschluss darüber, wie angespannt er ist. Interessant ist zudem, wie groß die räumliche Distanz zwischen Peter und Susanne bei diesem kurzen Dialog ist. Vermutlich wird die Distanz größer gewesen sein als bei einem normalen kollegialen Gespräch üblich, schließlich „distanziert“ sich Susanne von Peters Worten, die sie ihm nicht so recht abnimmt.

Zum Vergleich: Während des Gesprächs am Montagmorgen in der Kaffeeküche werden die drei Kollegen, die sich über die neusten Gerüchte im Büro unterhalten, vergleichsweise eng beieinandergestanden haben. Sie ziehen an einem Strang, kollaborieren.

Effektive Kommunikation

Die Kommunikation verbessern: Deutungsprozesse und Muster in Gesprächen verstehen – Missverständnisse vermeiden.

Kommunikationstraining für eine effektive Kommunikation im Team

Bei einem Kommunikationstraining geht es letztendlich darum, die zwischenmenschlichen Beziehungen im Team erfolgreich zu gestalten. Und die verschiedenen Arten der Kommunikation zu verstehen, ist dafür ein erster wichtiger Schritt. Dann gibt es da aber auch noch die vier Seiten einer Nachricht. Gerade in der Teamentwicklung sind Übungen z.B. zu den vier Seiten einer Nachricht eine gute Möglichkeit, sich über das Sender-Empfänger-Prinzip der Kommunikation bewusst zu werden. Denn nicht alles, was der Sender an Botschaften losschickt – verbal, paraverbal und nonverbal – kommt auch beim Empfänger an.

Die vier Seiten einer Nachricht

Sie können die effektive Kommunikation im Team auch durch – das Vier-Seiten-Modell von Friedemann Schulz von Thun fördern. Es beschreibt vier Ebenen oder Aspekte einer Nachricht: Den Sachinhalt, die Selbstoffenbarung, Beziehung und Appell. Der Sender schickt auf allen vier Ebenen Botschaften los und auch auf allen vier Ebenen kommen Botschaften beim Empfänger an – nur müssen diese Botschaften nicht immer zwangsläufig identisch sein.

Kommen wir zurück zu unserem Dialog zwischen Peter und Susanne und analysieren Peters Satz „Hallo Susanne, leider nicht so gut, ich bin erkältet.“ nach dem Vier-Seiten-Modell. Peters Botschaft auf der Sachebene ist klar: Er möchte Susanne mitteilen, dass er erkältet ist. Als Selbstoffenbarung könnte Peter in diesem Beispiel angeben – vor allem auch durch seine nonverbale Kommunikation – dass er überfordert ist, mit der Situation im Büro und deshalb sein Köper „streikt“. Auf der Beziehungsebene könnte das heißen, dass Peter vielleicht nicht so belastbar ist, wie seine Kollegin, die zudem ja auch betont, sie sei bisher von einer Erkältung verschont geblieben. Auf der Appellebene könnte Peter möglicherweise zu verstehen geben, dass man ihm künftig besser weniger Aufgaben und Verantwortung übergibt, damit er überhaupt in der Lage ist, seinen Teil zur Teamarbeit gewissenhaft beitragen zu können.

Nicht alles was ist, ist schlecht

Ganz wichtig für eine effektive Kommunikation im Team und damit für die Teamentwicklung ist zudem die Frage nach dem „was bewahren, was verändern?“. Denn nur, weil es hier und da knirscht, heißt das nicht, dass alles Bisherige schlecht war und unbedingt verändert werden muss. Konflikte im Team geben zunächst auch keine Auskunft über die Führungsqualitäten eines Vorgesetzten. Sie zeigen zunächst nur auf, dass auf zwischenmenschlicher Ebene die Beziehungen noch nicht optimal gestaltet sind.

Daher ist es für die Teamentwicklung und damit für eine effektive Kommunikation zunächst wichtig zu analysieren, wo die Strukturen gut sind. Wo gibt es beispielsweise Wertschöpfung durch Diversität? Reibung kann nämlich durchaus etwas Positives sein, wenn sie am Ende zu einer Verbesserung im Produkt oder einer Dienstleistung führt. Wenn allerdings das positive Ergebnis permanent ausbleibt, reibt man sich wortwörtlich auf. Dann gilt es, Strukturen zu verändern, eventuell die Kommunikation zu verbessern, um insgesamt für ein positives Miteinander zu sorgen.

Teamentwicklung

Bewahren oder verändern? Eine sinnvolle Frage in der Teamentwicklung von Startups aber auch in Veränderungsprozessen etablierter Teams

Der frische Blick von außen

Wer sich wirklich um eine effektivere Kommunikation im Team bemühen will, sollte sich unbedingt einen frischen Blick von außen auf die derzeitige Situation holen. Denn letztendlich sind auch Vorgesetzte immer Teil eines Teams, in den bestehenden Beziehungen eng verflochten und tragen mit der eigenen Kommunikation auf allen drei Ebenen – verbal, paraverbal und nonverbal – zur Gesamtkommunikation bei. Objektiv ist in einer Teamstruktur also niemand. Es empfiehlt sich selbst dann einen neutralen „Teamentwickler“ zur Unterstützung zu holen, wenn es „nur“ um eine allgemeine Verbesserung und keine Konfliktlösung geht.

Unterstützung von außen hat der Abteilungsleiter im Beispiel oben vorerst jedoch nicht. Er muss noch am selben Tag in die Teambesprechung, schließlich drückt den Kollegen der Schuh und insgesamt die Deadline im Projekt. Wie also kann er die Situation am besten lösen?

Beschreiben, beobachten, Ziele definieren

Zunächst ist es für den Abteilungsleiter ratsam, das Geschehen zu beschreiben und aufzuzeigen, was er beobachtet hat. Dabei sollte er möglichst positiv bleiben, dem Team jedoch auch zu verstehen geben, dass er die Bedürfnisse der Kollegen ernst nimmt. Er könnte also wie folgt in die Teambesprechung starten:

„Liebe Kollegen, ich habe heute morgen bereits aus den Gesprächen auf dem Flur herausgehört, dass Unmut über die Krankmeldung von Peter Jungheinrich herrscht. Das kann ich so kurz vor Projektabschluss natürlich verstehen.“

Anschließend ist es wichtig, das eigentliche Ziel für die Abteilung anzusprechen. Denn als Abteilungsleiter ist es seine Aufgabe, die Bedürfnisse des Unternehmens im Blick zu behalten, was in dem Fall der Projektabschluss ist.

„Oberstes Ziel für uns muss nun erst einmal der Projektabschluss sein. Ich habe mir alle anderen Themen für die Abteilung noch einmal angeschaut. Unter den gegebenen Umständen können wir die Themen QPB und ZKW vorerst zurückstellen bis das Projekt abgeschlossen ist. Damit werden bei Ihnen Susanne Müller und bei Ihnen Ralf Herken Kapazitäten frei und Sie können die Aufgaben vom Kollegen Jungheinrich übernehmen. Sind Sie einverstanden?“

Gute Kommunikation als Führungskraft: Beschreiben, beobachten, Ziele definieren

Steuerungsmöglichkeiten als Führungskraft nutzen

Nachdem die kurzfristigen Dringlichkeiten angesprochen sind, gilt es unbedingt das Kommunikationsverhalten im Team zu reflektieren. Denn es kann nicht sein, dass derartige Mutmaßungen über den krankheitsbedingten Ausfall eines Kollegen angestellt werden.

„Was mir persönlich in dem Zusammenhang wichtig ist, ist ein positiver Umgang miteinander. Natürlich ist der Zeitpunkt für die Erkrankung von Herrn Jungheinrich denkbar ungünstig. Ihm dabei Absicht zu unterstellen, ist jedoch auch nicht sonderlich kollegial. Mein Vorschlag ist deshalb, dass wir uns noch einmal intensiver mit dem Thema effektive Kommunikation im Team auseinandersetzen. Ich könnte mir beispielsweise einen gemeinsamen Workshop vorstellen, in dessen Rahmen wir die für uns wichtigen Fragen ansprechen und Kommunikationsregeln aufstellen. Vielleicht finden wir in diesem Zusammenhang auch gleich Vertretungslösungen, die Projektverantwortungen personell absichern, sodass solche Engpässe gar nicht mehr entstehen. Was halten Sie von der Idee?“

Auf einen solch konstruktiven Vorschlag, kann selbst der größte Nörgler nicht negativ oder ablehnend reagieren. So kann der Abteilungsleiter eine zunächst negative Situation zur konstruktiven Teamsteuerung nutzen.

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